Электронные трудовые: за и против

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах, увольнениях и награждениях за успехи. Трудовая книжка обязательна при трудоустройстве и учитывается при расчете пенсий.

Бумага все стерпит

В настоящее время трудовые книжки изготавливаются на защищенных бланках и печатаются на предприятиях объединения «Гознак». Книжка оформляется на первом месте работы, причем сам сотрудник должен оплатить стоимость бланка (примерно 250-300 рублей). В свою очередь, работодатель обязан хранить «трудовые» всех сотрудников, по их требованию изготавливать копии или выписки, высылать невостребованные документы уволившимся и так далее. Также предусмотрены ведение специальных журналов учета бланков, ответственность за нарушение порядка хранения и оформления книжек и так далее.

Но «бумажная технология» на практике оборачивалась многочисленными проблемами и нередко приводила к конфликтам. При исправлении выявленных ошибок, в том числе в связи с принятием судебного решения о незаконности увольнения или перевода, исходные сведения, порой порочащие добросовестных трудящихся, фактически сохраняются. В случае утери трудовой книжки данные о прежних местах работы и причинах ее смены вносятся на основании чаще всего косвенных доказательств (разных документов и даже свидетельских показаний). Кроме того, печать в настоящее время не является обязательным реквизитом юридических лиц, а без нее достоверность внесенных записей нередко вызывает сомнения.

Виртуальная реальность

Подготовленный Министерством труда и социальной защиты РФ пакет законопроектов предусматривает поэтапный отказ от бумажных трудовых книжек. Вместо них работодателей обяжут передавать соответствующие данные в Пенсионный фонд России (ПФР). Создаваемый массив станет частью информационной системы индивидуального (персонифицированного) учета обязательного пенсионного страхования.

Правда, объем документов на бумаге при этом не сократится, а даже возрастет. При увольнении компания должна будет выдать бывшему сотруднику заверенную выписку о трудовой деятельности. При новом трудоустройстве соискателю вакансии придется предоставлять такие выписки со всех предыдущих мест работы. Их дубликаты гражданин сможет бесплатно получить в офисах ПФР или в Многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). Использование бумажных выписок, по мнению чиновников трудового ведомства, «позволит исключить риски несвоевременного получения сведений в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам».

В свою очередь, работодателю придется ежемесячно отправлять в ПФР специальный отчет обо всех трудящихся. Пенсионной службе предписывается бесплатно предоставить необходимые для подготовки таких отчетов программные средства и интернет-сервис.

Реформа, по замыслу Минтруда, начнется с 2020 года и продлится семь лет. В течение первого года работник вправе написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. При отсутствии такого волеизъявления в 2021 году работодатель вернет такую книжку сотруднику и должен будет перейти на электронный отчет. В дальнейшем гражданам делегируют право выбирать форму фиксации их трудовой деятельности при первом заключении трудового договора или изменении места работы. «Предлагается, что с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек на бумажном носителе не осуществляется», – констатируют в ведомстве.

Дорогое удовольствие

Вместе с тем переводить в электронный вид все существующие «трудовые» не планируется. Поэтому все начавшие карьеру до как минимум 2021 года должны будут при трудоустройстве предъявлять работодателю и новые выписки из информационной системы, и старую книжку с записями о «дореформенной» трудовой деятельности. При стаже в 45 лет полностью забыть про бумажную «трудовую» можно будет только к 70 годам.

По оценкам чиновников, реформа затронет около 4,2 млн работодателей и 58,4 млн трудящихся, а потому потребует проведения «широкой разъяснительной работы». При этом «законопроект не содержит положений, вводящих избыточные административные и иные ограничения и обязанности для субъектов предпринимательской и иной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и иной деятельности и бюджетов всех уровней бюджетной системы», – отмечается в пояснительной записке.

Не отрицая преимуществ электронного документооборота, эксперты указывают на многочисленные противоречия. В первую очередь – обременение всех компаний и большинство индивидуальных предпринимателей обязанностью передавать отчет, даже если за прошедший месяц никаких изменений (прием на работу, увольнение, перевод и прочие) не произошло и, соответственно, никакие записи в привычную «трудовую» вноситься не должны. Исключений для малого бизнеса не делается.

Хотя и сейчас все работодатели опять же ежемесячно передают в тот же ПФР сведения о работающих (форму СЭВ-М), которые используются для ведения персонифицированного учета. По логике, отчет о трудовой деятельности включает такую информацию, но о возможности интеграции двух документов ни в законопроекте, ни в пояснительных материалах к нему ничего не говорится. Правда, даже за неоднократное уклонение работодателей от сдачи нового отчета или предоставление ложных данных планируется ввести более чем мягкую меру административного наказания – предупреждение.

Кроме того, компании должны будут письменно уведомить об изменениях каждого подчиненного, внести изменения в трудовые контракты и коллективные договоры, а также совместно с первичными профсоюзными организациями обновить локальные правовые акты (приказы, положения и так далее). Для малого бизнеса проведение таких мероприятий может оказаться накладным.

Также законопроект предусматривает, что работодатель не вправе направлять в информационную систему ПФР документы и сведения, «составляющие в соответствии с законодательством государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну». Как в таком случае будет формироваться «трудовая история» работающих в оборонной и иных секретных отраслях, не поясняется. А судебная практика свидетельствует, что к категории тайны относятся в том числе и персональные данные, что исключает отправку данных о любых сотрудниках.

Одновременно ожидается существенная модернизация информационной системы ПФР, но источник финансирования таких работ не определен.

Пенсионные мытарства

Переход на электронную систему учета трудовой деятельности призван предупредить мошенничество с получением пенсий. Экономическая выгода от этого может многократно превысить организационно-технические расходы на проведение реформы.

Данные из трудовой книжки и сегодня сверяются с данными персонифицированного учета, которые работодатели сдают с 1997 года. При обнаружении расхождений чиновники ПФР чаще всего отказываются признавать указанные в «трудовой» места работы. Ведь по закону в страховой стаж включаются только периоды работы или иной деятельности, за которые начислялись и уплачивались страховые взносы. Трудовые книжки формально могут оцениваться, только когда гражданин еще не зарегистрировался в ПФР (получил СНИЛС), то есть поступил на работу до 1997 года. В исключительных случаях – при утере документов (в том числе в связи со стихийным бедствием) и невозможности их восстановить, стаж может подтверждаться показаниями двух и более свидетелей.

В то же время Конституционный суд России еще в 2007 году указал, что невыполнение работодателями (страхователями) требований об персонифицированном учете само по себе не может служить основанием для отказа гражданину в реализации его права на пенсионное обеспечение. К такому же выводу пришел Верховный суд России, разрешив служителям Фемиды удовлетворять требования граждан о перерасчете пенсии с учетом периодов, за которые не были уплачены страховые взносы.

Судебная практика пока остается противоречивой. Так, ПФР отказалось включать в страховой стаж петербуржца Андрея Фоминых более пяти лет, которые он проработал в ООО «Фирма «Виллози» – за этот период (1998-2004 годы) компания не представляла сведений и не платила за такого работника страховые взносы. Суд удовлетворилиск пенсионера, сочтя трудовую книжку и выданную работодателем справку достаточным доказательством работы.

Аналогичное решение принял и Кемеровский областной суд, обязав ПФР пересчитать пенсию Татьяны Озеровой, включить в страховой стаж периоды ее работы в ООО «Каравай», «Карма» и «Базис». Эти компании не предоставляли персонифицированных сведений и не сдавали личные дела сотрудников на хранение в муниципальный архив. За истечением срока хранения отчетности фискальное ведомство также не смогло подтвердить или опровергнуть информацию об уплате ими налогов. «Указанные периоды работы подтверждаются записями трудовой книжкой, заверены печатью, достоверность данных записей ответчиком не оспаривается. При этом непредоставление работодателем сведений о работе, факта уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ не может повлечь для истца негативных последствий», – заключил суд.

С другой стороны, фальсификация записей в трудовой книжке является мошенничеством и карается вплоть до десяти лет лишения свободы. Так, представив подложные документы о работе на Крайнем Севере, сорочанка Акимова смогла досрочно получить пенсию и причинить ПФР ущерб на почти полмиллиона рублей. Суд признал ее виновной в хищении чужого имущества путем обмана и причинении ущерба в крупном размере, но ограничился штрафом в 100 тысяч рублей.

В мошенничестве обвинили и жителя Ставрополья Пака. В ходе следствия выяснилось, что по его просьбе должностные лица овцесовхоза «Урожайненский» внесли в трудовую книжку заведомо ложную запись о работе. Уголовное дело было прекращено по амнистии, однако суд взыскал с лжепенсионера причиненный ПФР ущерб в размере 386 тысяч рублей.

Справка

По данным Пенсионного фонда России, в системе обязательного пенсионного страхования застраховано 153,8 млн человек и 5,3 млн работодателей.

Мнения

Екатерина Федюнина, директор по персоналу банка «Восточный»

Внедрение электронной трудовой книжки, на наш взгляд, необходимо, но должно быть обдуманным и поэтапным. Есть опасение потери информации, и если по каким-то причинам сервера с данными выйдут из строя, восстановить данные будет неоткуда. Также, возможно, на каждого сотрудника придется получать специальную квалифицированную электронную подпись, переводить данные с бумажных носителей в электронный вид и так далее.

Однако очевидны плюсы – это минимум бумажной волокиты. Создание единой базы данных, в которую мы будем вносить записи о приеме, переводе и увольнении сотрудников. Работник самостоятельно сможет отслеживать свою трудовую деятельность – например, в личном кабинете, в связи, с чем снижается риск утери бланка трудовой книжки. Работодателям не придется оборудовать помещения для их хранения, вести журналы учета, исчезнет проблема ошибок в заполнении.

В конечном итоге, полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве возможен только при полном переходе всей системы кадрового документооборота на электронный вариант. После этого должна будет пройти интеграция новой программы в системах с Пенсионным фондом РФ и Федеральной налоговой службой.

Игорь Скрипка, председатель Московской коллегии адвокатов «Скрипка, Леонов и партнеры»

Наличие бумажных трудовых книжек часто создает определенные проблемы как для сотрудников, так и работодателей. Переход на электронный вариант, конечно, является большим плюсом. Не нужно проверять, где ранее работал сотрудник, не исчезли ли данные по увольнению по какой-то статье или о дисциплинарных взысканиях. К тому же сейчас можно держать при себе хоть дюжину бумажных «трудовых», а электронный формат сделает ее единой.

С другой стороны, предложенная реформа может оказаться накладной, если для внесения записей в электронные книжки компании обяжут покупать доступы к каким-либо базам данных. Не ясно также, будет ли информация перепроверяться тем же ПФР, в который отчисляются страховые взносы. И не появятся ли люди, которые никогда не работали, но внезапно получили электронные трудовые книжки со стажем 20-30 лет?

Евгений Полубояров, эксперт по кадровому аудиту компании «Кадриум»

Пока нет понимания, как новая система будет работать и какое программное обеспечение потребуется для взаимодействия, как будет осуществляться контроль корректности внесения данных о работнике и смогут ли сотрудники проверять представленную работодателем информацию. Не ясно, кто и в какие сроки должен внести данные из трудовых книжек 72 млн работающих на данный момент. Кроме того, многие трудящиеся, возможно, испытают психологический дискомфорт из-за отсутствия привычного бумажного носителя.

В то же время исключается риск мошенничества при трудоустройстве, так как работодатель сможет запросить трудовую историю кандидата. У самого работников трудовая книжка никогда не потеряется и не повредится. При исчезновении или банкротстве работодателя и пропаже вместе с ним документов (такое встречается) не возникнет проблем с восстановлением сведений о работе и подтверждением трудового стажа. Упрощается вопрос официального трудоустройства удаленных работников. Работодатели смогут не покупать сейфы для хранения трудовых книжек и снизить затраты на ведение кадрового учета.

Сергей Елин, руководитель аудиторско-консалтинговой компании «АИП»

С точки зрения работодателя, нужно делать трудовые книжки в электронном виде.

Вместе с тем компании обяжут ежемесячно сдавать информацию о трудовой деятельности работника в отдельной форме. Вводить такую дополнительную отчетность – это бюрократизация и лишний документооборот как для бизнеса, так и для обрабатывающих эту информацию органов. Гораздо рациональнее было бы включить соответствующие данные в уже имеющуюся форму о страховых взносах.

Ирина Семина, директор по персоналу АО «НПФ Согласие»

В целом реформа несет положительный эффект как для граждан, так и для предприятий и государства. Облегчатся и ускоряются проверки и учет, происходит «обеление» трудовых процессов, снимается проблема по восстановлению утерянных книжек, дальнейшему оформлению пенсий и многое другое.

В то же время возникает несколько вопросов. В том числе – создание и ведение корректной единой базы трудовых книжек, проверки кадровыми службами и службами безопасности предыдущих мест работы соискателей и так далее. Реализация такого проекта потребует длительного тестового периода и средств.

Для работодателя важно решить вопрос клиентского программного обеспечения. Оно должно быть интуитивно понятно кадровикам разного уровня и легко интегрироваться с текущими HR-системами предприятий. Перестройка привычных процессов всегда вызывает массу вопросов.

Ксения Поплавская, HR-директор сети World Gym в России

Безусловно, все нововведения изначально сталкиваются со сложностями, проблемами и недовольством тех, на кого они распространяются. В качестве аналогии можно привести пример введения личных электронных налоговых кабинетов или электронных дневников в школах, что вызвало большое недовольство и шквал негативных комментариев. Но постепенно оказалось, что это достаточно удобно для всех сторон процесса.

АПИ (Агентство правовой информации)